客服熱線:13882237342
企業Q Q: 產品咨詢請點這里
客服郵箱:[email protected]
客服Q Q:1219832006
傳   真:021-54894964
技術支持:13882237342
         18964398603

注冊碼管理:594598347

 
 
 
 
   網站首頁 >> 行業信息 >> 如何防止郵件數據的丟失CIO自由高招
網絡監控軟件下載
上海百絡信息技術有限公司-行業信息
如何防止郵件數據的丟失CIO自由高招
[時間:2009-06-15]  [文章來源:源自網絡]  [作者:master]


        電子郵件由于其速度快、便宜、容量大等等優勢正在逐漸替代書面郵件。在企業中,電子郵件更是企業管理者少不了的一個工具。但是,隨著電子郵件的推廣,也帶來了一個新的問題。如不少電子郵件用戶發現,由于誤刪除等等原因,電子郵件會丟失。故他們希望CIO能夠設計一套完善的郵件數據保護機制,來保障電子郵件數據不被丟失。

      確實,國內很多企業在電子郵件數據的保護措施上做的并不到位。其實這并不是技術上面部性。一方面是因為用戶可能沒有把防止郵件丟失這件事情放在心上;二是因為安全與便利性可能存在一定的沖突,當他們發生矛盾時用戶會選擇便利性。正是因為這些原因,用戶一開始并不重視對郵件數據的保護。當發現郵件丟失了,才懊悔不及。為此,筆者這里就給大家介紹幾個絕招,來幫助大家防止郵件的意外丟失。

        一、使用一款郵件監控軟件對企業的郵件進行監控,一般的網絡管理軟件都能夠對郵件進行監控,郵件泄密現在已經不是很稀奇的事了,每年都有一些郵件泄密的新聞爆料出來,企業的內部員工在與外面客戶溝通的時候有意無意的就可能將企業的商業機密泄漏出去,在這之間,他們可能自己也不知道自己會泄漏商業機密,所以企業在進行日常網絡管理的時候一定要重視郵件監控。

      二、防止郵箱爆滿導致郵箱拒收郵件。

      無論是企業自己的郵箱服務器,還是租用他人的服務器,管理員往往會給用戶一個容量上的限制。否則的話,硬盤的空間很容易被用光。但是,這會產生一個負面作用。即如果某個用戶的郵箱滿了的話,則很可能會導致郵件的拒收。用戶在發郵件時基本上都會遇到郵件被拒收的情況,這大部分原因就是因為對方郵箱滿了的原因所造成的。當用戶的郵箱拒收對方的郵件時,就有可能一些重要的信息用戶收不到,從而給企業用戶造成不必要的損失。

      為了防止郵箱爆滿而拒收郵件,CIO該采取什么措施來防治出現這種情況呢?筆者現在是采用了如下幾個方式。

      一是郵箱容量自動提示功能。筆者現在給每個用戶的郵箱容量為1000M。如果郵件內容中沒有圖片等要素的話,這個容量基本上可以滿足用戶的需求。但是有時候員工需要通過郵箱來發送圖片,那么這個空間的使用量就要比較高。筆者為了防止用戶郵箱爆滿,在郵箱容量上進行了自動監視。當郵箱的剩余空間容量不到10%的時候,系統就會發郵件告知用戶以及郵箱系統管理員,告知這個用戶的郵箱快滿了,要及時清理郵箱。同時會提醒用戶如果郵箱滿了的話會拒收所有的郵件。通過這個措施可以提醒用戶及時的清理郵件,防止不比要的損失。當然,如果員工覺得郵箱服務器中的郵件都是很重要的,那么可以向系統管理員申請,夸大郵箱容量。

      二是設置用戶可以在客戶端中刪除郵箱服務器中的郵件。大部分用戶喜歡在客戶端中刪除郵件。有時候用戶往往會發生疑問,說他們明明已經刪除了郵件,為什么服務器上還有呢?原來他們只是在客戶端上刪除郵件,沒有在服務器端上刪除。并不是所有的客戶端都支持客戶端與服務器同時刪除郵件的功能。如有一種郵件現在為MAP,它就不支持這個功能。為此CIO在選擇郵箱客戶端以及郵件協議的時候,最好能夠采用支持在客戶端刪除郵箱服務器郵件的功能。即在客戶端上刪除郵件的時候,同時從服務器上刪除。如現在常用的POP3等郵件協議都支持這個功能。

        三是通過對附件大小的限制,來避免郵箱空間被過度占用。筆者在郵箱服務器中,對接收郵件與發送郵件的附件大小都作了控制。一般情況下,郵件附件的大小不能夠超過2M。如果超過的話,就會過濾掉附件的內容。同時,會向用戶反饋錯誤信息。如果用戶有特殊需要的話,那也可以向管理員申請。管理員會根據用戶的需要,然后調整郵件附件的大小。不過通常情況下都會對其附件大小進行設置,而不會給其一個無限的附件大小。

      四是對于拒收或者拒發的郵件要給用戶一個提示信息。在服務器上可以對此進行設置。如果郵箱服務器拒收某個郵件但是又沒有給發送方提供提示的話,那么發送方以為用戶已經接收到郵件了,其實用戶卻沒有收到。此時就會發生數據的丟失,從而造成不必要的損失。為此筆者建議,在服務器上最好開啟這個提示信息的選項,當郵件不能夠正常接收或者發送的話,要給用戶一個提示信息。

        三、重要郵件最好保存在服務器上。

      現在接收郵件主要有兩種方式。一是從網頁中直接進入郵箱服務器進行收取;二是通過郵箱客戶端去讀取郵件。這兩種方式比較,通過客戶端來收取郵件相對來說便利一點。為此,大部分企業現在都是通過郵件客戶端來收取郵件的。不過在郵件客戶端收取郵件時,有一個比較特殊的設置,即用戶可以選擇郵件收取后是否要在服務器上保留郵件備份。

      如果選擇保存的話,那么即時在客戶端上收取郵件在服務器上仍然會有這個郵件的備份;甚至在客戶端上刪除的話,電子郵件仍然不會從服務器上刪除。但是,這有一個不利因素,即如果企業垃圾郵件控制不力的話,由于服務器上的郵件并不會隨著客戶端郵件刪除而刪除,故很容易導致用戶郵箱爆滿。而如果用戶郵箱滿了的話,會造成一個很嚴重的后果,即收不到新的郵件。故在郵箱服務器上保留郵件備份有好也有壞。

      如果選擇客戶端接收郵件后再服務器上刪除的話,那么當客戶端上接收郵件后,電子郵件同時從郵箱服務器中刪除。如此的話,當客戶端出現故障打不開郵件時,因為郵箱服務器中郵件已經刪除,用戶將不能夠恢復原有的郵件。這會給用戶帶來很大的損失。不過有時候即使刪除電子郵件也是必須的,因為這可以防止由于垃圾郵件、廣告郵件等原因造成郵箱的爆滿,而導致郵箱拒絕接收新的郵件。

      所以,保存或者刪除兩種方式,都不是很好的管理方法。筆者現在采取的是有選擇的刪除方式。即當客戶端從服務器下載郵件之后,服務器并不會刪除郵件。但是如果在客戶端上把某個郵件刪除了,在客戶端會把這個信息傳遞給郵箱服務器,那么服務器也會同步把這個郵件給刪除了。如此的話,在客戶端上刪除的一些無用的郵件,就不會一直存放在郵箱服務器中了。從而就可以防止因為垃圾郵件等原因造成的郵箱爆滿的問題。同時也可以讓一些重要的郵件在服務器上保留備份,從而提高電子郵件數據的安全性,F在大部分郵件客戶端,都有類似的設置。筆者建議CIO在部署郵箱應用的話,可以參考這種配置。

      

      



    [關閉本頁]
首頁 |  局域網監控軟件 |  局域網管理軟件 |  流量監控軟件 |  百絡網警用戶論壇
Copyright © 2013-2016 NETBAI.COM 上海百絡信息技術有限公司 版權所有 E-MAIL:[email protected]
監控軟件-征信網認證 監控軟件-網警網絡110 滬ICP備14015905號-1
監控軟件-公安部檢測報告 監控軟件-360認證 監控軟件-瑞星認證 監控軟件-金山云安全中心網站安全檢測 監控軟件-江民安全認證 監控軟件-卡巴斯基檢測通過 監控軟件-小紅傘安全認證 吉林时时彩哪儿有